Indkaldelse til sygefraværssamtale: tekst, du kan bruge, og skabelon til referatet
Det korte svar
Som arbejdsgiver indkalder du din sygemeldte medarbejder til en personlig sygefraværssamtale, som skal holdes senest 4 uger efter første sygedag. I indkaldelsen skriver du tid og sted, at samtalen handler om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet, at I ikke skal tale om diagnosen, at samtalen kan holdes i telefonen, hvis medarbejderen ikke kan møde op, og at medarbejderen må tage en bisidder med.
Generel information, ikke juridisk rådgivning. Opdateret 17. oktober 2026.
Den svære del er tonen. Du skriver en besked, sletter den, skriver den igen. Den skal ikke lyde som en advarsel, og den skal ikke lyde, som om du tvivler på, at medarbejderen er syg. Der er én sætning, som gør det meste af arbejdet. Du finder den i eksemplet nedenfor.
Hvornår skal du indkalde til sygefraværssamtalen?
Samtalen skal være holdt senest 4 uger efter første sygedag. Reglen findes i sygedagpengeloven § 7 a og er ikke ændret 1. juli 2026. Det er dig som arbejdsgiver, der indkalder.
Vores råd
Indkald i god tid, så medarbejderen kan nå at finde en bisidder, hvis medarbejderen vil have en med, og så I kan finde en ny tid, hvis den første ikke passer.
Hvad skal indkaldelsen indeholde?
Det skal med
- Dag, tidspunkt og sted for samtalen.
- At samtalen handler om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage, helt eller delvist.
- At I taler om arbejdet, ikke om sygdommen, og at medarbejderen ikke skal fortælle sin diagnose.
- At samtalen kan holdes i telefonen, hvis medarbejderen ikke kan møde op på grund af sygdommen.
- At medarbejderen er velkommen til at tage en bisidder med, fx en tillidsrepræsentant.
- Hvem medarbejderen kan kontakte, hvis tidspunktet ikke passer.
Eksempel på en indkaldelse, du kan kopiere
Eksempel
Hej [navn]. Jeg håber, du har det så godt, som det kan lade sig gøre. Jeg vil gerne invitere dig til en sygefraværssamtale [dag og dato] kl. [tid] [sted]. Samtalen handler om, hvordan og hvornår du kan vende tilbage til arbejdet, helt eller delvist, og hvad vi kan gøre for at gøre det lettere. Vi taler om arbejdet, ikke om din sygdom, og du skal ikke fortælle, hvad du fejler. Kan du ikke komme på grund af din sygdom, tager vi samtalen i telefonen. Du er velkommen til at tage en bisidder med, fx en tillidsrepræsentant. Skriv eller ring, hvis tidspunktet ikke passer. Venlig hilsen [dit navn]
Den fede sætning er den, der gør det meste af arbejdet. Den fortæller medarbejderen, at samtalen ikke er en eksamen i, hvor syg man er. Mange sygemeldte er bange for netop det spørgsmål.
Skriv indkaldelsen med dine egne ord, hvis det føles mere naturligt. Det vigtige er, at punkterne er med.
Skal samtalen være et møde, eller kan den foregå i telefonen?
Som udgangspunkt mødes I til en personlig samtale. Kan medarbejderen ikke møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold, holdes samtalen så vidt muligt i telefonen.
Medarbejderen har pligt til at deltage, hvis helbredet tillader det. Udebliver medarbejderen fra sygefraværssamtalen, påvirker det ikke retten til sygedagpenge. Samtalen om en mulighedserklæring følger andre regler. Se, hvad du gør, hvis medarbejderen ikke kan eller vil deltage.
Hvad skriver I ned efter samtalen?
Loven kræver ikke et referat, men skriv det alligevel. Så har I og medarbejderen samme billede af, hvad I har aftalt, og I kan vise, at samtalen er holdt. Skabelonen nederst i artiklen har felterne: status i dag, hvilke opgaver medarbejderen kan og ikke kan lige nu, tilpasninger, kontakten undervejs, hvem gør hvad, næste skridt og jeres underskrifter.
Har du brug for spørgsmål til selve samtalen, så brug spørgeguiden i artiklen om sygefraværssamtalen. Og se, hvad du må spørge om ved sygdom.
Hvad sker der efter samtalen?
- Send referatet til medarbejderen, så I har det samme billede.
- Hold øje med anmeldelsen. Betaler du løn, skal fraværet anmeldes i NemRefusion senest 5 uger efter første fraværsdag, hvis medarbejderen stadig er syg efter de 30 dage. Se fristerne for anmeldelse.
- Overvej næste skridt: en mulighedserklæring, en delvis raskmelding eller en fastholdelsesplan, hvis fraværet ventes at vare længe.
Er du leder eller i HR, så se, hvordan NaviCare hjælper dig.
Spørgsmål og svar
Hvornår skal man indkalde til sygefraværssamtale?
Så samtalen kan holdes senest 4 uger efter første sygedag. Det er arbejdsgiveren, der indkalder.
Hvad skal en indkaldelse til sygefraværssamtale indeholde?
Tid og sted, at samtalen handler om, hvordan og hvornår medarbejderen kan vende tilbage, at I ikke taler om diagnosen, at samtalen kan holdes i telefonen, og at medarbejderen må tage en bisidder med.
Kan sygefraværssamtalen holdes i telefonen?
Ja, hvis medarbejderen ikke kan møde op på grund af sygdom eller praktiske forhold. Som udgangspunkt mødes I til en personlig samtale.
Må medarbejderen tage en bisidder med?
Ja. Medarbejderen er velkommen til at tage en bisidder med, fx en tillidsrepræsentant.
Skal man skrive referat af sygefraværssamtalen?
Loven kræver det ikke, men et referat giver jer samme billede af aftalerne og viser, at samtalen er holdt. Skabelonen til referatet kan hentes på siden.
Hvad sker der, hvis medarbejderen ikke møder op?
Udebliver medarbejderen fra sygefraværssamtalen, påvirker det ikke retten til sygedagpenge. Samtalen om en mulighedserklæring følger andre regler.
Det her kan du gøre selv. Det, der er svært, er alt det, der følger efter samtalen.
Fristerne, lægen, kommunen og papirerne, mens du også har et team at lede. Start med referatet: skabelonen har felterne klar, så I har samme billede af, hvad I har aftalt. I vælger selv.